Guía · Decisión de compra
Cómo elegir software para un despacho de abogados.
Las preguntas que conviene hacer antes de firmar, ordenadas por lo que de verdad duele después. Escrito por quien vende uno de estos programas, así que léelo con esa cautela: lo útil de aquí son las preguntas, y valen para preguntárselas a cualquiera, nosotros incluidos.
Publicada el 10 de febrero de 2026 · última revisión: . Las normas citadas se comprueban en cada revisión; si alguna cambia, se corrige aquí y se anota la fecha.
Por dónde empezar
El error de partida es comparar funcionalidades.
La forma más común de elegir mal es abrir una hoja de cálculo con una columna por proveedor y una fila por funcionalidad, y quedarse con quien más casillas marca. No funciona por una razón simple: todos los programas del sector marcan casi todas las casillas, porque las listas de funcionalidades las escribe quien vende y una casilla no dice a qué profundidad está resuelta.
«Cálculo de plazos» puede significar que el programa suma días en un calendario genérico o que aplica los días inhábiles del partido judicial concreto del órgano. «Facturación» puede significar emitir un PDF o generar el registro encadenado que exige el Real Decreto 1007/2023. Las dos cosas ocupan una casilla del mismo tamaño y no se parecen en nada.
La alternativa es preguntar por el caso concreto que hoy te da trabajo. En lugar de «¿tiene cálculo de plazos?», la pregunta útil es «tengo una notificación de un juzgado de Vigo con un plazo de veinte días hábiles que empieza en agosto: enséñame el cómputo y de dónde sale cada día que descuenta». Ahí se ve la profundidad.
Lo procesal
Las preguntas sobre plazos y juzgados.
¿De dónde salen los días inhábiles?
Un plazo procesal se computa sobre los días hábiles del territorio del órgano, incluidas festividades autonómicas y locales, y con agosto como mes inhábil salvo las excepciones del art. 183 de la LOPJ. Un calendario nacional genérico no basta: la pregunta es de qué fuente se cargan y cada cuánto se actualizan.
¿El programa suma el día de gracia?
La presentación hasta las quince horas del día hábil siguiente al vencimiento (art. 135.5 LEC) es una facultad de presentación, no un día más de plazo. Un sistema que la suma al cómputo hace trabajar al despacho con una fecha que no es la del vencimiento.
¿Distingue días hábiles de naturales?
No todos los plazos se cuentan igual, y el sistema tiene que saber cuál aplica según la norma que fundamenta cada uno. Pide que te enseñe un plazo de días naturales y otro de hábiles en la misma pantalla.
¿Reconoce el órgano judicial o lo tecleas?
Si el órgano es texto libre, después no se pueden resolver ni los días inhábiles del territorio ni la cuenta de consignaciones. La pregunta es si hay detrás un directorio de órganos judiciales real y contra qué fuente se mantiene.
Lo administrativo
Las preguntas sobre LexNet, facturación y cumplimiento.
¿LexNet está integrado o es una pestaña aparte?
La diferencia práctica es si la notificación entra vinculada a su expediente y con su plazo propuesto, o si sigues descargando el acuse y guardándolo a mano. Pide ver el recorrido completo de una notificación, desde que llega hasta que hay una fecha en la agenda.
¿Qué pasa cuando la misma notificación llega dos veces?
Un mismo señalamiento suele llegar por tu notificación, por la de tu procurador y por un reenvío de correo. Sin deduplicación, la agenda se llena de entradas repetidas y el despacho deja de fiarse de ella, que es la peor avería posible en una agenda procesal.
¿Cumple ya el RD 1007/2023, y con qué fecha?
La obligación llega el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, según el RD-ley 15/2025. Pregunta si el registro encadenado ya está operativo o si está previsto, y pide la fecha de la declaración responsable del fabricante.
¿La factura queda bloqueada al emitirse?
Es la comprobación más rápida de si un sistema está de verdad preparado. Si te deja editar una factura ya emitida, no cumple el reglamento; y si te lo deja «solo para casos excepcionales», tampoco.
El dinero
Las preguntas sobre economía y contabilidad.
¿Es contabilidad o es un listado de ingresos?
La diferencia es si hay partida doble con libro diario y conciliación bancaria, o una tabla de cobros y pagos. Determina si el ejercicio se puede cerrar dentro del sistema o si la contabilidad seguirá viviendo fuera, en un programa que alguien concilia a mano.
¿Cómo se llevan las provisiones de fondos?
Los fondos entregados por el cliente no son ingresos del despacho hasta que se aplican. La pregunta es si tienen cuenta propia por cliente y expediente, con su saldo y sus movimientos, y si al minutar se aplican y el saldo queda actualizado sin intervención manual.
¿Se puede saber si un expediente es rentable?
Requiere tres cosas a la vez: tiempo anotado con su coste, gastos y suplidos imputados al asunto, y facturación vinculada. Si falta cualquiera de las tres, la rentabilidad se acaba calculando en una hoja aparte, que es como no tenerla.
¿Cómo se resuelve la tarifa que se aplica?
Un despacho pacta condiciones distintas con clientes distintos. Pregunta qué pasa cuando hay una tarifa de cliente y otra de expediente a la vez: si el sistema no tiene una regla de precedencia clara, la tendrá el criterio de quien minute ese día.
La pregunta incómoda
Cómo salgo de aquí con mis datos.
Pregúntalo en la primera reunión, no en la última: qué formato tiene la exportación, si incluye los documentos además de los datos, cuánto tarda y cuánto cuesta. La respuesta a esa pregunta predice bastante bien cómo será la relación durante los años siguientes.
Hay una razón profesional para insistir, y no es comercial. El expediente del cliente contiene documentación amparada por el secreto profesional del artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, y el despacho responde de su custodia y de su disponibilidad. Un proveedor que solo entrega un volcado parcial, o que condiciona la salida, está creando un problema que después es del abogado, no suyo.
La versión corta de la pregunta, que además es la que más incomoda: «si mañana os dejo, ¿en qué estado quedan mis expedientes de hace seis años?».
El precio
Qué mirar en el modelo de precio, más allá de la cifra.
- Si se cobra por usuario
- Es el modelo dominante en el sector. Tiene una consecuencia previsible: crecer sale más caro, y aparece la tentación de compartir credenciales, que en un sistema con documentación sujeta a secreto profesional es una mala idea por motivos que no son de precio.
- Si hay límites de expedientes o de clientes
- Un despacho no puede prever su carga de trabajo. Un límite de capacidad significa pagar más justo el año en que entra más trabajo, que es cuando menos apetece cambiar de sistema.
- Qué queda detrás del plan superior
- Pregunta explícitamente qué funcionalidad de la demo pertenece a un plan que no es el que te van a presupuestar. Es la sorpresa más frecuente después de firmar, y se evita con una pregunta.
- Qué se cobra aparte
- Implantación, migración de datos, formación, integraciones y soporte prioritario. Los cuatro primeros suelen ser un pago inicial que no aparece en la cifra mensual con la que se compara.
- Permanencia y subida de precio
- Duración mínima, preaviso para no renovar y cómo se revisa el precio en las renovaciones. Un contrato sin límite de revisión deja el precio del año tres sin acordar.
Lo que casi nadie mira
Quién trata los datos de tus clientes.
Al contratar el software, el despacho sigue siendo responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y el proveedor pasa a ser encargado, lo que exige un contrato de encargo con el contenido del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679. Es un documento que debe existir y que puedes pedir antes de firmar; si no lo hay, el problema de cumplimiento es del despacho.
De ese mismo artículo 28 sale la segunda pregunta: qué subencargados intervienen, dónde están alojados los datos y si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo. Un proveedor serio publica esa lista y avisa cuando cambia. Si no la publica, pídela por escrito.
Y una tercera, que con la irrupción de la inteligencia artificial se ha vuelto imprescindible: si los documentos que sube el despacho se usan para entrenar modelos. La respuesta tiene que ser un no rotundo y por escrito, porque esos documentos están sujetos al secreto profesional.
El método
Cómo hacer la evaluación en cuatro pasos.
La comparación por hoja de cálculo se sustituye por una prueba con material real del despacho. Lleva más tiempo y decide mucho mejor.
Elige tus tres casos difíciles
No los expedientes fáciles: los que hoy dan trabajo. Un asunto con varias partes y un plazo delicado, una minuta con provisión de fondos aplicada y horas de dos profesionales, y un expediente con consignación o con costas. Son los que separan a un proveedor de otro.
Pide la demo sobre esos casos, no sobre datos de ejemplo
Con documentos reales del despacho, anonimizados si hace falta. Una demo con datos de ejemplo enseña el producto ideal; una demo con un asunto tuyo enseña el producto. Si un proveedor no acepta hacerlo, ya has aprendido algo.
Haz las preguntas de salida antes de las de entrada
Exportación de datos y documentos, contrato de encargo del tratamiento del art. 28 del RGPD, lista de subencargados y uso de los documentos para entrenar modelos. Se preguntan al principio porque al final ya no se pregunta nada.
Prueba con dos personas del despacho, no con una
Quien evalúa el software casi nunca es quien más lo va a usar. Que lo toquen el mes de prueba una persona del equipo procesal y otra de administración, cada una con su trabajo real, y que cada una escriba en tres líneas qué le ha estorbado.
Y si quieres verlo con un asunto tuyo.
Esta guía sirve para preguntarnos a nosotros también. Tráete el expediente que más trabajo te da y lo montamos delante de ti.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto.
¿Qué debe tener un software de gestión para un despacho de abogados en España?
Como mínimo: expedientes con partes y control de conflictos de interés, agenda con cómputo de plazos procesales sobre los días inhábiles reales del territorio del órgano, seguimiento de notificaciones y escritos de LexNet, documentos con plantillas, facturación conforme al Real Decreto 1007/2023 sobre requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y contabilidad o al menos una salida limpia hacia el asesor. A partir de ahí, lo que distingue a unos de otros es la profundidad procesal: tasación de costas, intereses judiciales, consignaciones y directorio de órganos judiciales.
¿Qué preguntas hay que hacer antes de contratar un software para el despacho?
Las cuatro que más duelen después son: de qué fuente salen los días inhábiles que usa para computar plazos y cada cuánto se actualiza; si el sistema ya cumple el Real Decreto 1007/2023 y bloquea la factura al emitirla; en qué formato y con qué coste se exportan los datos y los documentos el día que se quiera dejar el servicio; y qué subencargados tratan los datos, dónde están alojados y si los documentos se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial. Las cuatro se responden por escrito o no se han respondido.
¿Es mejor un software especializado en despachos o uno genérico?
Depende de qué parte del trabajo pese más. Un ERP o un CRM genérico resuelve clientes, tareas y facturación básica, pero no computa un plazo procesal sobre los días inhábiles del partido judicial, no vincula una notificación de LexNet a su expediente ni sabe qué es una cuenta de consignaciones. Para un despacho con actividad procesal esas piezas son el núcleo del trabajo, y sustituirlas por procedimientos manuales traslada el riesgo a las personas.
¿Cuánto cuesta un software de gestión para despachos de abogados?
El modelo dominante en el sector es el precio por usuario y mes, lo que hace que el coste crezca con el tamaño del equipo, y a menudo se suma un pago inicial por implantación, migración y formación. Al comparar precios conviene mirar tres cosas más allá de la cifra: si hay límites de expedientes o de clientes, qué funcionalidad queda reservada a un plan superior, y qué duración mínima y qué régimen de revisión de precio tiene el contrato.
¿Se pueden migrar los datos del programa que usa ahora el despacho?
Depende de lo que permita exportar el proveedor actual, y esa es la pregunta que hay que hacerle a él antes que a nadie. Lo habitual es que se puedan traer clientes, expedientes, catálogos y facturación; lo que suele complicarse son los documentos y el histórico contable. Conviene acordar por escrito con el proveedor nuevo qué se migra, en qué formato llega y qué se hace con lo que no se pueda traer.